Dalam sebuah kegiatan kantor yang kami laksanakan, seorang kolega dari instansi pemerintahan lain bertanya “ini lagi berhemat atau gimana, kok ngatur acaranya sendiri tidak pakai EO?”

Kami memaklumi pertanyaan tersebut karena untuk sebuah acara kantoran, kegiatan ini bisa disebut cukup besar. Dilaksanakan di ballroom hotel dan menghadirkan seorang Gubernur. Umumnya, kantor akan menyewa Even Organizer atau EO untuk mengatur dan menyiapkan acara sebesar itu.

Hal yang membuatnya semakin bertanya adalah selain tidak menggunakan jasa EO, seluruh pengisi acara mulai dari MC sampai dengan pengisi hiburan dalam kegiatan tersebut adalah pegawai dari kantor sendiri.

Mengatur kegiatan kantor secara mandiri tentunya akan menghemat anggaran yang cukup besar. Anggaran untuk menyewa EO dapat dialihkan ke kegiatan atau program kerja lain yang lebih bermanfaat. Tulisan ini tentunya bukan untuk menunjukkan bahwa menyewa EO untuk acara kantoran tidak baik, akan tetapi lebih pada penghematan anggaran dan memaksimalkan potensi sendiri.

Berikut tips untuk mengatur dan menyiapkan acara di kantor sendiri

1. Kenali Talenta Di Kantor Anda Dan Beri Kepercayaan

Hal utama yang harus dilakukan adalah mengenali talenta dimasing-masing kantor. Talenta-talenta ini kadang tersembunyi karena rutinitas kantor yang cenderung formal. Untuk memudahkan pengenalan talenta ini, sebuah kantor harus rutin melaksanakan kegiatan internal yang bersifat formal maupun non formal. Dalam kegiatan skala kecil tersebut, penunjukan pengisi acara jangan terpaku pada satu atau beberapa pegawai saja. Kegiatan rutin secara internal akan melatih kepercayaan diri pegawai

Talenta tidak mengacu pada perbedaan usia dan generasi, jadi jangan terpaku pada perbedaan tersebut, namun tetap perhatikan kebutuhan dalam acara yang akan dilaksanakan.

Selain mengenali talenta pegawai, hal penting yang harus dilakukan adalah memberi kepercayaan. Kesalahan mungkin akan saja akan muncul, namun itu adalah bagian dari proses belajar. Kegiatan internal akan mengasah kemampuan pegawai untuk meminimalkan terjadinya kesalahan.

2. Buat Perencanaan Acara Secara Tertulis

Ketika memutuskan untuk melaksanakan sebuah acara secara mandiri tanpa EO, pastikan perencanaan acara tersebut dalam bentuk tertulis. Selain membuat acara akan lebih sitematis, perencaan dalam bentuk tertulis juga untuk mengurangi kesalahpahaman dalam tim kerja. Perencanaan tertulis ini meliputi keuangan, persiapan dan pelaksanaan

Perencanaan keuangan berisi jumlah anggaran yang akan digunakan serta pengeluaran dalam acara tersebut. Dalam persiapan anggaran tentunya harus mempertimbangkan batasan yang dimliki oleh kantor masing-masing. Pada catatan pengeluaran, pertama-tama buatlah rencana pengeluaran se-ideal mungkin tanpa mempertimbangkan jumlah anggaran. Setelah itu, buatlah penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan anggaran yang tersedia. Hilangkan pengeluaran-pengeluaran tertentu dengan tetap mempertimbangkan kesuksesan pelaksanaan acara.

Dalam persiapan acara, bentuklah tim kerja yang melibatkan seluruh unit dalam kantor tersebut. Keterlibatan setiap unit akan membuat kesuksesan kegiatan tersebut menjadi tanggung jawab bersama. Selain tim kerja dari setiap unit, bentuklah tim kecil secara non formal berisi pegawai-pegawai yang siap bekerja lebih keras dibandingkan pegawai yang lain. Untuk mengenal pegawai-pegawai yang akan ditempatkan dalam kecil, tentunya dapat dilihat dari kegiatan sehari-hari di kantor tersebut.

Setelah membentuk tim, buatlah rincian persiapan secara detail beserta penanggung jawab masing-masing. Tempatkan pegawai dari tim kecil pada setiap unit kerja, baik sebagai penanggung jawab maupun sebagai anggota

3. Perhatikan Hal-Hal Kecil dan Detail

Orang bijak mengatakan

orang terpeleset itu bukan karena batu yang besar, tetapi karena kerikil-kerikil kecil

Hal yang sama juga berlaku dalam persiapan sebuah kegiatan. Perhatikan hal-hal kecil yang mungkin menjadi batu sandungan. Hal-hal besar tentunya sudah dapat dimitigasi dan dipersiapkan terlebih dahulu

Siapkan plan, backup plan dan backup dari backup plan. Contoh hal besar yang mungkin sdh dipersiapkan adalah jika listrik padam, mesin genset harus dinyalakan. Hal-hal kecil yang mungkin terlewat adalah Siapa yang menyalakan genset?Kapasitas genset apakah mampu mendukung pelaksanaan acara? Bagaimana supaya yang hadir tidak panik?

Tidak ada salahnya kita melihat sekilas kegiatan-kegiatan besar yang dilaksanakan diluar negeri. Pada acara penghargaan atau acara bergengsi lainnya, terdapat orang-orang yang telah ditunjuk untuk mengarahkan pada selebriti untuk berhenti di titik tertentu untuk foto dan mengarahkan gaya mereka

Penunjukan person in charge dalam proses yang terlihat remeh temeh ini kadang terlupakan. Namun, hal yang terlihat remeh temeh itu dapat menunjukkan kegiatan yang dilaksanakan dipersiapkan dengan baik atau tidak

4. Lakukan Rapat Secara Rutin dan Terjadwal

Rapa rutin dan terjadwal dalam persiapan sebuah kegiatan merupakan kunci dari keberhasilan pelaksanaan. Rapat ini digunakan untuk mengevaluasi persiapan yang telah dilaksanakan dan memutuskan perubahan-perubahan yang mungkin dilakukan berdasarkan hasil evaluasi. Selain itu, rapat rutin dan terjadwal akan menjaga moral tim dalam persiapan, sehingga setiap anggota tim tetap memiliki semangat yang tinggi dalam menyiapkan setiap hal yang menjadi tanggung jawabnya.

Hindari kesan formal dalam rapat rutin untuk menggali lebih dalam setiap aspek dari persiapan tim. Beri semangat pada bagian yang belum sesuai jadwal persiapan sambil memberi target waktu yang baru. Lakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan baik itu mengubang anggota tim atau mengubah perencanaan jika diperlukan.

Selamat menyiapkan acara anda, semoga Sukses